اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمعهد العالي للقضاء

«الهيئة» أجازت حتى الآن 47 جهة حكومية -

كتبت – مُـزنة الفهدية -

اعتمد معالي الشيخ عبدالملك بن عبدالله الخليلي وزير العدل رئيس مجلس المعهد العالي للقضاء، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمعهد العالي للقضاء.

ونفذت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالمعهد العالي للقضاء قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالهيئة، نتج عنها إنجاز الأدوات الإجرائية المتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وقال الدكتور نبهان بن راشد المعولي عميد المعهد العالي للقضاء: « جاء هذا النظام للمعهد العالي للقضاء بعد مروره بعدة مراحل منها تشكيل لجان وفرق عمل وأخذ موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتنفيذا لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60 /‏‏‏2007، ونص المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة أن تقوم بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها».

وأضاف المعولي تمّ اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، والانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وتعتبر الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال الذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض؛ لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما تتم معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما يساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

وكشف يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أن نظام إدارة الوثائق اعتمد حتى الآن 47 جهة حكومية، وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.

وقال المحروقي: « بدأ النظام من خلال تشكيل ثلاث فرق عمل وهي اللجنة الرئيسية «لجنة القيادة»، واللجنة الداخلية المتمثلة في المسؤولين الفنيين في المؤسسة المعنيين بإدارة الوثائق، بالإضافة إلى لجنة فرق عمل الوثائق المتمثلة في عمل المكاتب، وتمّ تنفيذ العمل بالتشارك مع المعهد العالي للقضاء وأنجزناه في ثلاثة أشهر فقط وتعتبر فترة وجيزة، ومن ثم حصلنا على نظام كامل من خلال تجميع كل أنواع الوثائق والملفات المتداولة في التقسيمات». وأكد المحروقي يأتي تصنيف الوثائق بهدف التعرف على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر، وتجميع العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى، وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويعمل التصنيف في عدة مجالات، مشيراً إلى أن الهيئة سعت إلى تجميع الوثائق من المواطنين ومختلف الجهات المعنية مع ما يقارب 19 دولة.

يذكر أن جاء تطبيق نظام إدارة الوثائق على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها ودعم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.